在留申請オンラインシステムの使い方｜特定技能の申請・届出
利用者登録、利用申出、申請、追完、決済、受け取り。画面の名前と順番を先に知っておけば、窓口に並ばずに更新と届出を回せる
特定技能の更新申請や届出のたびに、職員が地方出入国在留管理局の窓口に並んでいませんか。在留申請オンラインシステムを使えば、会社の職員が事務所から申請し、審査の状況も画面で確かめられます。2026年1月5日には新しいシステムに切り替わり、会社の利用者IDの有効期間は3年になりました。ただし、使い始めるには利用者登録と利用申出の承認が要り、届出には在留申請用とは別の利用者IDで、別の利用申出をする必要があります。この記事では、利用者登録から申請・届出までを画面の流れに沿って整理しました。
- 使い始めるまでは3段階：メールアドレスで利用者登録をして利用者IDを受け取り、利用申出をして承認を受け、そこから申請できます。会社の職員は申請等取次者の承認か、その要件を満たしていることが前提です。
- 申請後は画面で状況を追える：処理状況は「審査中」「返却中」「完了」などで表示され、追加資料もオンラインで出せます。手数料は審査完了後に届くメールのリンクから、コンビニかペイジー・ネットバンキングで払います。
- 特定技能の届出は、届出用の利用者IDと利用申出が別に必要：会社の職員は届出用に改めて利用者登録をし、機関の種類で「特定技能所属機関」を選んで利用申出をします。届出は専用の画面から出します。オンライン申請と電子届出は、書類を省略するための条件にもなっています。
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この記事の目次
在留申請オンラインシステムで会社ができること
在留申請オンラインシステムを使うと、会社の職員が事務所のパソコンから在留資格の申請を出し、審査の状況を確かめ、追加資料を出し、結果を受け取るところまで進められます。特定技能の会社なら、在留資格認定証明書の交付申請、在留資格の変更、在留期間の更新が主な対象です。届出も、届出用の利用申出をすればオンラインで出せます。
図1在留申請オンラインシステムを使い始めるまでの4段階
- 1 利用者登録メールアドレスを登録し、届いたURLから24時間以内に本登録。利用者IDがメールで届きます。
- 2 利用申出会社と担当者の書類を添付して申し出ます。オンラインのほか、地方出入国在留管理官署への郵送・持参もできます。
- 3 承認承認されると申請できる状態になります。承認や修正の依頼はメールで届きます。
- 4 申請・届出申請は「手続き一覧」から。特定技能の届出は、届出用に別の利用者IDを取って利用申出をしたうえで、届出の画面から出します。
2026年1月5日の新システムで変わったこと
新しいシステムでは、添付できるデータの容量が増え、複数のファイルを一度に添付でき、入力途中の一時保存ができるようになりました。所属機関などの利用者IDの有効期間は1年から3年に延びています。一方、2025年12月以前に申請した案件は申請情報の一覧に表示されなくなったため、過去の記録が必要なら別に保存しておく必要があります。
使える人の条件
会社の職員が使うには、申請等取次者としての承認を受けているか、承認の要件を満たしていることが前提です。登録支援機関の職員も使えますが、申請等取次者の承認に加え、支援計画の全部の実施を委託されていて、所属機関から依頼を受けている必要があります。外国人本人も、中長期在留者で15歳以上なら自分で使えます。
図2在留申請オンラインシステムの主な数字
- 3年会社の利用者IDの有効期間2026年1月5日から（以前は1年）
- 24時間登録メールのURLの有効時間過ぎたら最初からやり直し
- 25MB在留申請の添付の上限顔写真を含む合計。1回の添付は20ファイルまで
- 300名一括申請の1ファイルの上限CSVで読み込む
在留申請オンラインシステムの利用者登録：メール登録から利用者IDまで
利用者登録は、メールアドレスを入り口にして進みます。トップページの「新規登録」から始め、届いたメールのURLを24時間以内に開いて本登録をすると、利用者IDがメールで届きます。担当者の個人アドレスではなく、部署で共有できるアドレスを使うと、担当交代のときに困りません。
- トップページで「新規登録」を押す
「利用者登録説明」の画面で利用規約を読み、同意します。
- メールアドレスを入力する
「メールアドレス入力（利用者登録）」の画面で入力して登録すると、「メール送信完了」の画面になります。
- 24時間以内にメールのURLを開く
時間を過ぎると最初からやり直しです。迷惑メールの設定も確かめておきます。
- 「利用者登録」の画面で必要事項とパスワードを入れる
利用者区分は「所属機関等の職員」を選びます。パスワードは10〜32文字で、英大文字・英小文字・数字・記号をそれぞれ1文字以上使います。
- 内容を確認して登録し、利用者IDを受け取る
「利用者登録確認」で登録すると「利用者登録完了」となり、利用者IDがメールでも届きます。
ログインで気をつけること
パスワードを5回続けて間違えるとアカウントがロックされ、解除は24時間後です。3時間操作しないと自動でログアウトされ、10分前に出る案内で「OK」を押すと3時間延長されます。長い申請書を入力するときは、途中で一時保存を挟みます。
利用者IDやパスワードを忘れたとき
利用者IDは、ログイン画面の「利用者IDを忘れた場合はこちら」から「メールアドレス入力（利用者ID通知）」へ進んで確かめます。パスワードは「パスワードを忘れた場合はこちら」から「利用者ID入力（パスワード再設定）」で設定し直します。共有のメールアドレスで登録しておけば、担当者が休みの日でも手続きを止めずに済みます。
利用申出と承認：会社が満たす要件と必要書類
利用者IDを取ったら、「手続き一覧」から「利用申出（新たに在留諸申請の実施を希望する所属機関等の方）」を選んで申し出ます。画面は「手続き説明」→「申込」→「申込確認」→「申込完了」と進み、承認や修正の依頼はメールで届きます。
図3利用申出の承認要件と必要書類（所属機関の職員の場合）
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 承認要件 | 申出をする職員が申請等取次者証明書を持つか、その承認要件を満たしていること。会社が申請等取次者の承認要件を満たしていること。外国人の受入れの開始・終了などの届出をしていること（外国人雇用状況の届出が必要な会社は、その届出も）。誓約書を出していること。カテゴリー3の一部の会社は、経営・財務の状況から安定性が認められること |
| 必要書類 | 本人確認資料の写し、申請等取次者証明書の写しか研修会の修了証書などの写し、在職証明書、誓約書。カテゴリー審査を受ける在留資格では、カテゴリーを立証する資料など |
| 利用申出書 | オンラインで申し出る場合は不要。郵送・持参なら必要 |
| 添付の条件 | 利用申出の添付は合計20MBまで |
申請等取次者の承認を先に取る
申請等取次者の承認には、研修会への参加などで入国・在留の手続きの知識があると認められることが必要です。証明書の有効期間は3年間です。取次は書類の提出などの事実行為に限られ、申請人として署名したり、記載内容を直接直したりはできません。まだ承認を受けていない会社は、ここから準備します。
「期限の3か月前」を目安に
2026年8月20日の運用要領の改正で、オンライン申請・電子届出の利用者登録は、提出期限の3か月前には申請するよう求められました。登録が済んでいないと、書類の省略が認められない場合があります。更新の申請は満了の3か月前から出せるので、その時点で使える状態にしておくには、さらに前倒しが必要です。
承認の後も続く手続き
承認の有効期限を過ぎても使い続けるには、「手続き一覧」の「定期報告」から報告します。担当の職員が辞めたときは、離職報告書（別記第11号様式）を管轄の官署へ郵送か持参で出し、封筒に「オンライン関係提出資料」と書きます。
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特定技能の在留申請をオンラインで出す手順：申込から受付番号まで
承認を受けたら、「手続き一覧」から出したい手続きを選びます。画面は入力の項目ごとに分かれ、最後に確認して「申込む」を押すと、受付の番号がメールで届きます。
- 手続きを選び、説明に同意する
「手続き一覧」で変更・更新などを選び、「手続き説明」で同意して「申込」画面に進みます。
- 申請の内容を入力する
在留資格の選択、身分事項、在留資格の情報、同時申請（再入国許可・資格外活動許可・就労資格証明書）、受領方法、顔写真の登録へと進みます。「過去の申込から入力値を自動設定する」で、2年以内の申請の入力を使い回せます。
- 資料を添付する
提出書類一覧表に沿ってPDFを添付します。一時保存では添付ファイルは保存されないため、添付は最後にまとめて行います。
- 確認して申し込む
「確認へ進む」→「申込確認」→「申込む」→「申込完了」。まず「受付仮番号」、翌日に「申請受付番号」がメールで届きます。
添付ファイルの条件
添付はPDFで、パスワードや印刷・コピーの禁止の設定がなく、ISO 32000-1に準拠していることが条件です。1回に添付できるのは20ファイルまで、顔写真を含めて合計25MBを超えると添付できません。超える場合は参考様式9を付けて、後から追完で出します。条件に合わないファイルは、エラーの表示なしにエラーファイルとして扱われるため、スキャナーの保存設定を最初に確かめます。
まとめて出す一括申請
複数の人の申請は、CSVファイルを「一括申請アップロード」の画面で読み込んで出せます。1ファイルで最大300名まで扱え、「一括申請読込結果」で「正常」か「要確認」かを確かめてから完了します。
入力で注意する2つの点
1つ目は、在留期間の満了日の当日はオンラインで申請できないことです。当日になったら管轄の官署で申請します。2つ目は、2026年4月1日以降、リネンサプライ、工業製品製造業、造船・舶用工業、自動車運送業、鉄道、林業、木材産業、資源循環の8分野では、システムの改修が終わるまで入力項目を読み替えて入力するよう案内されていることです。該当する分野の会社は、同庁の入力方法の資料を先に読みます。
申請後の画面：審査状況・追完・手数料・在留カードの受け取り
申請した後は、「申請状況の確認」から「申込一覧」を開くと、案件ごとの処理状況が見られます。出入国在留管理庁は2024年11月の案内で、窓口申請では審査状況の問い合わせに回答できない一方、オンライン申請なら進み具合を自分で確認できると説明していました。
図4申請後の処理状況の表示と、会社がすること
- 処理待ち・申請完了受付の段階です。受領方法はこの間に変更できます。
- 審査中審査の段階。追加資料の依頼がメールで届くことがあります。
- 返却中修正箇所があるという表示です。依頼された資料だけを出し直します。
- 発行待ち・完了審査が終わると、手数料の決済の案内がメールで届きます。不許可の場合は「完了（不許可）」と表示されます。
追完（修正・追加資料）の出し方
依頼のメールのURLからログインし、「申請状況の確認」→「申込詳細」→「修正する」→「申込変更」の順に進みます。出すのは依頼された資料だけで構いません。依頼から7日間対応がないと、メールが再び届きます。
手数料はメールのリンクから払う
2026年10月1日以降に受け付けた変更・更新は、許可される在留期間に応じた手数料になりました。オンライン申請の額は「3月以下」を除いて窓口より低く、別に決済手数料がかかります。審査完了のメールの後に、決済用のリンクが付いたメールが「@service-dgft.com」から届きます。支払いはコンビニか、ペイジー・ネットバンキングで、クレジットカードやQRコード決済、銀行窓口での支払いには対応していません。在留カードを受け取る前日までに払い、決済完了のメールは受け取るまで保管します。
図5変更・更新の手数料（2026年10月1日以降の受付分）
| 許可される在留期間 | 窓口（収入印紙） | オンライン | オンラインの決済手数料 |
|---|---|---|---|
| 6月超1年未満 | 25,000円 | 21,000円 | 330円 |
| 1年 | 33,000円 | 27,000円 | 330円 |
| 1年超3年未満 | 48,000円 | 42,000円 | 330円 |
| 3年以上5年未満 | 64,000円 | 56,000円 | 550円 |
在留カードは窓口か郵送で受け取る
受領方法を「郵送」にすると、審査完了後に必要な書類を入管（おだいば分室）へ送り、一定の日数の後にカードが届きます。早く受け取りたい場合は「窓口」が勧められています。「完了」となり審査完了のお知らせのメールが届いた後は、受領方法を変えられません。
申請中であることは「受付完了メール」で示す
オンライン申請では、受付のときに在留カードの裏面に「申請中」の印が押されません。申請受付番号などが書かれた受付完了メールが、受付の翌日に本人と利用者に送られます。本人はこのメールを在留カードと一緒に常に携行する必要があるので、会社から必ず本人に伝えます。
特定技能の届出をオンラインで出す：届出用の利用申出と提出の流れ
特定技能の定期届出や随時届出をオンラインで出すには、在留申請用とは別に、届出用の利用申出が必要です。会社の職員の場合、在留申請を行うための利用者IDと、届出を行うための利用者IDは別です。在留申請用のIDで届出用の利用申出はせず、届出用に改めて利用者登録をして別の利用者IDを取ります。そのIDでログインし、「手続き一覧」で「利用申出（新たに所属機関による届出、特定技能所属機関・登録支援機関の届出、日本語教育機関の告示基準に基づく報告の実施を希望する所属機関等の方）」を選びます。操作マニュアルも、在留申請用の利用申出と取り違えないよう注意しています。
届出用の利用申出で添付するもの
機関の名称と、届出の手続きをする担当者の氏名が一緒に分かるPDFを添付します。職員証、社員証、在職証明書、申請等取次者証明書、履歴事項全部証明書などが例として挙げられ、名刺は使えません。添付はPDFだけで、合計20ファイル・20MBまでです。機関の種類では「特定技能所属機関」に印を付けます。
届出の画面の流れ
特定技能所属機関・登録支援機関の届出は、在留申請とは別のログイン画面から入ります。トップの「オンライン申請手続き」で、カテゴリー「特定技能所属機関による届出」から定期届出か随時届出を選び、利用規約に同意して入力します。添付できるのはpdf、xls、xlsx、jpeg、jpg、pngで、合計20MBまでです。「確認へ進む」→「申込む」で完了すると、整理番号とパスワードが表示されます。
- 申込は毎時00分にまとめて出入国在留管理庁へ送られる。期限の日は早めの時間に出す
- 修正や取下げができるのは「処理待ち」の間だけ。「完了」の後は変えられない
- パソコンでは入力途中をXMLファイルで保存し、「保存データの読み込み」で再開できる
定期届出の書き方と、年1回の提出の段取りは特定技能の定期届出（年1回）で詳しく説明しています。退職のときの随時届出は特定技能外国人が退職するときの手続きを参照してください。
オンラインにすると省ける書類と、分担の決め方
オンライン申請と電子届出は、書類を省略するための条件にもなっています。特定技能の申請では、過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けておらず、在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っている機関のうち、上場企業や前年の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体、特定技能所属機関として3年間継続した受入れ実績があり過去3年間債務超過になっていない法人などは、所属機関に関する書類の一部を省けます。2026年4月1日以降の定期届出でも、オンライン申請と電子届出を行うことが、添付書類を省略するための必須の要件です。
誰が操作するかを決める
会社の職員が自分で操作するか、登録支援機関や行政書士に頼むかで、準備が変わります。登録支援機関の職員が操作するには、申請等取次者の承認、支援計画の全部の委託、会社からの依頼がそろっている必要があります。また、行政書士でない者が報酬を得て官公署に出す書類の作成を業として行うことは、2026年1月1日施行の改正行政書士法で、名目を問わず禁じられています。出入国在留管理庁も、取次の資格を持たない利用者は、申請人や所属機関の職員と一緒に入力するなど、法令違反にならないよう注意を求めています。自社で申請する場合の全体の準備は特定技能の申請を自社で行う方法にまとめています。
委託先を選び直す場合は、オンラインでの取次に対応できるかも比べる項目に入れます。比べ方は登録支援機関の選び方で解説しています。特定技能のりあい窓口でも、条件に合う会社を最大3社まで無料で紹介しています。会社に順位は付けず、選ぶのは企業です。掲載している会社から紹介手数料を受け取る場合がありますが、手数料の有無で提案の順番や内容は変えません。
困ったときの問い合わせ先
操作の方法は、在留申請オンラインシステムのヘルプデスク（050-3786-3053、平日9時〜17時）に問い合わせます。メールは24時間受け付けていますが、返信は平日だけです。手続きの中身は、管轄の地方出入国在留管理官署に聞きます。出入国在留管理庁は、同庁を装って支払いを求める詐欺メールにも注意を呼びかけています。
想定ケース：グループホーム（従業員260人）の施設長が、更新申請と届出をオンラインに切り替えた理由
想定ケース（利用イメージ）について：この章は、特定技能の会社選びでよく寄せられる相談をもとに、編集部が場面を再構成した想定インタビューです。実在の企業・人物の発言ではありません。数値は公的資料にもとづく目安です。
従業員260人の法人でグループホームを運営する施設長（50代女性）を想定したインタビューです。
- 介護分野の特定技能12人の更新申請を、すべてオンラインで出した
- 入管の窓口へ出向く回数が、年間9回から0回になった
- 定期届出を電子届出で出し、添付書類の一部を省略できた
――オンラインに切り替えて、何が変わりましたか。
職員が窓口に並ぶ日がなくなりました。以前は更新や書類の提出で年に9回ほど出向いて、そのたびに半日、夜勤明けの職員に付き添ってもらうこともありました。この1年は12人の更新をすべてオンラインで出し、窓口には一度も行っていません。
――どんな施設で、特定技能の方は何人いますか。
法人全体で260人、私はグループホームの施設長です。介護分野の特定技能が12人います。支援は登録支援機関に委託していますが、申請は法人の事務担当2人が申請等取次者の承認を受けて出しています。
――切り替えるときに、どこでつまずきましたか。
利用申出です。申請用の承認を受けたので、届出もできると思い込んでいました。定期届出の前の月に画面を開いたら、届出用の利用者IDと利用申出が別に要ると分かって、正直あわてました。届出用の利用申出には、法人名と担当者名が並んで載っている書類が要ると分かり、在職証明書も作り直しました。名刺では受け付けてもらえません。運用要領の改正で「期限の3か月前」とされたことも知り、今は次の手続きの3か月前に担当者の登録状況を確かめています。
――ほかに迷ったことはありますか。
どこまで委託先にお願いするかです。登録支援機関の担当の方からは、「うちの職員が操作するには取次の承認と御社からの依頼が要ります。書類の作成は行政書士の仕事になる部分もあります」と説明されました。できることとできないことを先に言ってもらえたので、申請は法人で出し、支援の記録や面談の資料は委託先にまとめてもらう、と分けられました。
――使える状態になるまで、どのくらいかかりましたか。
申請等取次者の承認と、申請用・届出用それぞれの利用者登録と利用申出で、2か月ほどかかりました。一度そろえてしまえば、夜勤明けの職員を窓口に付き添わせることはもうありません。12人の満了日を一覧にして3か月前に声をかける流れができてから、介護の現場から事務の仕事が1つ減った感覚があります。
――運用で工夫していることは何ですか。
登録のメールアドレスは、事務担当の共有アドレスにしました。人が替わってもメールが届きます。それと、受付完了メールです。オンラインだとカードに「申請中」の印がないので、メールを本人のスマートフォンに転送して、在留カードと一緒に持ち歩いてもらっています。夜勤の多い職場なので、手数料の決済メールが届いたら翌日に払う、と決めました。スキャナーの保存設定も、パスワードなしのPDFに統一しています。
相談は無料です。条件に合う会社を最大3社までご紹介します。最終的に選ぶのは御社です。
よくある質問
会社が在留申請オンラインシステムを使うには？
担当の職員が利用者登録をして利用者IDを取り、「利用申出」をして承認を受ける必要があります。職員が申請等取次者の承認を受けているか要件を満たしていること、会社が外国人雇用状況などの届出をしていることなどが承認の要件です。届出もオンラインで出すなら、届出用に別の利用者IDを取り、届出用の利用申出を別に行います。
会社の利用者IDの有効期間はどのくらいですか。
2026年1月5日の新しいシステムから、所属機関などの利用者IDの有効期間は3年になりました（以前は1年）。承認の有効期限を過ぎても使い続けるには、「定期報告」の手続きをします。
在留期間の満了日の当日に、オンラインで申請できますか。
できません。満了日の当日は、管轄の地方出入国在留管理官署の窓口で申請します。2026年9月28日にはアクセス集中についての注意喚起も出ているため、満了日の数日前までに出す計画にします。
オンラインで申請すると、在留カードに「申請中」の印は押されますか。
押されません。申請受付番号などが書かれた受付完了メールが、受付の翌日に本人と利用者に届きます。本人はこのメールを在留カードと一緒に常に携行する必要があります。
オンライン申請の手数料は、いつ、どうやって払いますか。
審査が終わると、決済用のリンクが付いたメールが届きます。コンビニかペイジー・ネットバンキングで、在留カードを受け取る前日までに払います。クレジットカードやQRコード決済には対応していません。取次で複数の申請を出した場合も、1件ずつ払います。
登録支援機関に、オンライン申請を代わりに出してもらえますか。
条件がそろえばできます。登録支援機関の職員が申請等取次者の承認を受け、支援計画の全部の実施を委託され、会社から依頼を受けていることが必要です。報酬を得て書類を作成できるのは行政書士なので、誰が書類を作るかも確認してください。
申請を担当していた職員が退職したら、どうしますか。
離職報告書（別記第11号様式）を管轄の官署へ郵送か持参で出します。封筒には「オンライン関係提出資料」と書きます。後任の職員は自分で利用者登録と利用申出を行います。
この記事の編集方針と出典
- 制度・数値は、出入国在留管理庁・厚生労働省・所管省庁・自治体などの公表資料で確認し、時点を書いています（確認日：2026年10月14日）。
- 制度は改正されることがあります。申請の前に、必ず最新の公表資料で確認してください。
- 「想定ケース」は、よくある相談をもとに編集部が再構成したもので、実在の企業・人物の発言ではありません。
- 特定技能のりあい窓口は、掲載している人材紹介会社・登録支援機関から紹介手数料を受け取る場合があります。手数料の有無で、ご提案の順番や内容は変えません。
- 誤りにお気づきの場合は、下のフォームからお知らせください。確認のうえ修正します。
出典
- 出入国在留管理庁「【お知らせ】新しい在留申請オンラインシステムについて（令和8年1月5日）」（2026年1月5日）
- 出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続」（2026年9月28日掲載分まで）
- 出入国在留管理庁「所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」（2026年10月確認）
- 出入国在留管理庁「在留申請オンラインシステム操作マニュアル（所属機関等の職員用）」（第1.02版）
- 出入国在留管理庁「出入国在留管理庁電子届出システム」（2026年10月確認）
- 出入国在留管理庁「電子届出システム操作マニュアル（所属機関用）」（第1.02版・2026年2月27日）
- 出入国在留管理庁「電子届出システム操作マニュアル（特定技能所属機関・登録支援機関・日本語教育機関用）」（第1.8版・2026年1月5日）
- 出入国在留管理庁「オンライン申請における手数料額及び手数料納付方法について」（2026年10月1日以降の申請分）
- 出入国在留管理庁「在留許可手数料の額及び減額又は免除の対象者等について」（2026年10月1日施行分）
- 出入国在留管理庁「郵送による在留カード等の送付について」（2026年9月16日時点）
- 出入国在留管理庁「オンライン申請を行った場合に申請中（特例期間を含む）であることを証明することについて」（2026年1月から）
- 出入国在留管理庁「令和8年4月1日以降の在留資格「特定技能」に係るオンライン申請について」（2026年4月1日以降）
- 出入国在留管理庁「申請等取次者としての承認手続」（2026年10月確認）
- 出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」」（提出書類一覧表）（2026年10月9日改訂）
- 出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れに関する運用要領 新旧対照表」（2026年8月20日）
- 出入国在留管理庁「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月26日掲載）
- 出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」（2026年10月確認）
- 出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」に係る申請を予定されている関係者の皆様へ」（2024年11月掲載）
- 総務省「行政書士制度」（2026年10月確認）
最終更新：（2026年10月版）
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