2025年4月の特定技能の運用改正｜定期届出が年1回に・協力確認書・オンライン面談

――改正後の手続きに切り替えて、何が変わりましたか。

届出の準備が、季節ごとの追われ仕事ではなくなりました。以前は四半期ごとに、総務の担当者が8時間ほどかけて書類をそろえていました。今は毎月の給与の締めで、定期届出に使う数字を表に1行足すだけです。2026年5月の初回の届出は、12時間ほどで出せました。

――特定技能の外国人を受け入れたきっかけは何ですか。

駅前のビジネスホテルで、夜勤のフロントと朝食会場の人手が足りなくなったことです。求人を出しても応募がない状態が1年続きました。2024年に宿泊分野の1号を2人、2025年に4人迎え、今は6人がフロントとレストランサービスを交代で担当しています。

――改正の前は、何に困っていましたか。

四半期ごとの届出と、面談の日程調整です。シフト制なので、6人の休みと委託先の担当者の訪問日を合わせるのが毎回ひと苦労でした。恥ずかしい話ですが、改正の説明を聞いて、随時届出まで年1回になったと思い込んでいた時期もあります。

――オンライン面談は、どこで迷い、何を決め手にしましたか。

録画の保存や同意の取り方を考えると、かえって手間が増えるのではと迷いました。委託先に相談すると、「受け入れ後の初回と年1回は対面、残りの3回はオンラインにしましょう。録画は契約終了から1年以上、こちらで保管します」と分担を示してくれました。本人が対面を希望したら対面に戻すことも、最初に説明がありました。できることとできないことを先に線引きしてくれたので、この形なら回せると判断しました。

――協力確認書はどう進めましたか。

ホテルは市の中心部、社員寮は隣の市にあります。提出先が2か所になると知ったのは、2025年夏に2人の更新を控えたときでした。両方の市役所に受付の方法を電話で聞き、申請の2週間前に提出しました。控えを入管に送る必要はなく、申請書に提出日と提出先を書けばよいと分かって、ほっとしました。

――つまずいた点と、今の工夫を教えてください。

初回の定期届出で、昇給率の欄に手が止まりました。2年以上続けて受け入れている人がいるときに書く欄で、2024年に入った2人が対象でした。給与を月ごとに記録していたので、計算はすぐ終わりました。今は比較表とカレンダーを総務の壁に貼り、2027年2月中に電子届出の利用者登録を確かめる予定を入れています。