特定技能の定期面談のやり方｜3か月に1回の内容・記録・オンラインの条件

――面談の進め方を変えて、何が変わりましたか。

困りごとが具体的に出てくるようになりました。うちでは飲食料品製造業の特定技能で4人が働いています。以前は毎回「問題ありません」で終わっていました。今は事前アンケートで「話したい」に印が付いた項目から始めるので、1回で3件ほど話題が出ます。

――以前は、どんなやり方でしたか。

支援は登録支援機関に全部委託していて、先方の担当者が工場の事務所で30分ほど話していました。隣の机では製造課長が仕事をしている。日程も先方の都合で決まり、夜勤明けの朝に重なることがありました。今思えば、話しにくかったはずです。報告書は17項目すべて「無」で、「その他」の欄も1年間ずっと空欄でした。

――見直そうと思ったきっかけは。

夜勤明けの社員が、面談の最中に眠そうにしていたんです。本当に問題がないのか、聞けていないだけなのか、私には判断がつきませんでした。私は役員なので面談者にはなれません。だからこそ、仕組みのほうを整えようと考えました。

――委託先とは、どう話を進めましたか。

3つ決めました。母語のアンケートを1週間前に配る、面談は会議室で監督者を外す、日勤の時間帯に行う。委託先の担当者からは「監督者の面談には勤怠の記録を持ってきてほしい」と頼まれました。正直、そこまで求められるとは思っていませんでした。ただ、その記録を本人の話と並べたら、残業の打刻漏れが2件見つかったんです。

――監督者の課長は、面談をどう受け止めましたか。

最初は「監視されているようだ」と身構えていました。ただ、打刻漏れの原因は課長ではなく、打刻機が更衣室から遠い場所にあったことでした。機械を入口に移したら、漏れはなくなりました。今では課長のほうから「次の面談でこれを聞いてほしい」と頼んでくることもあります。

――オンラインに切り替えたのはなぜですか。

委託先の事務所が車で1時間半の距離にあり、日程が合わずに面談が月末にずれ込むことがありました。初回は対面で行い、2回目からは本人と課長の同意を取ってオンラインにしています。録画は委託先が保存し、報告書の写しは面談のたびにもらう取り決めです。4月だけは、定期届出の前に対面で給与と残業を総点検しています。

――これから始める会社に伝えたいことは。

報告書に「有」が付くのを怖がらないことです。面談は問題がない証明ではなく、問題を早く見つける場だと思っています。打刻漏れも、半年放っておいたら大きな不信になっていたはずです。今は毎年4月の対面の回の前に、1年分の報告書を私も読み返しています。