外国人採用の経験がある会社の見直しポイント｜今の委託先を評価する方法

――見直して、何が変わりましたか。

委託先の点数が11点から21点になりました。いちばん違うのは記録です。前は面談をしたと言われても、記録が届いたことがなかった。いまは3か月ごとに、9人分の面談記録が届きます。相談の返事も、平均3日かかっていたのが当日中になりました。9人のうち8人が、新しい担当者の名前を言えるようになっています。

――見直しのきっかけは何でしたか。

特定技能の9人のうち1人が、入社1年半で辞めたことです。退職の理由を委託先に聞いても、「本人の希望です」としか返ってこない。本人から直接話を聞けたのは、退職の前日でした。3年同じ会社に頼んでいましたが、慣れで任せきりにしていたと気づきました。

――それまで、どんなことに困っていましたか。

委託先からの返事を待つ数日の間は、現場の班長が身ぶりで対応していたんです。面談の記録も届かないので、9人のうち誰がどんな悩みを抱えているのか、会社として何もつかめていませんでした。班長からも「自分では聞ききれない」と言われていました。

――採点してみて、どうでしたか。

総務と現場の私とで別々に付けたら、2人とも①の記録が1点でした。感覚では「まあまあ」だったのに、点にすると11点。正直、驚きました。ただ、すぐ乗り換えずに、書面で改善をお願いして1か月待ちました。記録は少し届くようになりましたが、担当数の質問には答えてもらえなかったんです。

――乗り換え先は、どう決めましたか。

3社に同じ評価表の項目で質問しました。決め手は、担当事務所の常勤担当者が3人で、何社・何人を受け持っているかを表で出してくれた会社です。「御社の9人だと、面談は月に3人ずつ回すのが現実的です」と、やり方まで具体的でした。残りの2社は、担当数を「確認して後日」としたままでした。費用は月額で少し上がりましたが、社長には点数の比較表で説明しました。

――乗り換えで苦労した点は。

解約の予告期間が3か月で、1か月分は2社に払うことになりました。契約書を最初に読んでいれば防げました。外国人社員には母国語で説明会を開き、新しい担当者に顔を出してもらいました。相談の窓口が切り替わる日付と新しい電話番号は、紙に書いて全員に渡しています。引き継ぎの書類は、面談記録と住まいの契約の控えを最優先にしてもらいました。届出は14日以内なので、契約日を決めた時点で書類の準備を始めています。

――見直しを考えている会社に伝えたいことは。

不満を感じたら、まず点数にすることです。点にすると、感情ではなく事実で話せます。委託先にとっても、何を直せばいいかが分かりやすい。結果的に乗り換えましたが、改善をお願いした1か月も無駄ではなかったと思っています。