特定技能の申請書類の不備で遅れる典型例｜提出前チェックリスト

――2人目の申請で、何が変わりましたか。

追加資料を一度も求められませんでした。1人目のときは、報酬の根拠の資料を求められ、そろえるのに10日かかりました。申請から許可まで、1人目は約9週間、2人目は約6週間。3週間ほど短く済みました。

――どんな会社で、なぜ外国人を採用したのですか。

倉庫と配送を手がける15人の会社です。本当は倉庫の中の作業で受け入れたかったのですが、物流倉庫の分野は、試験が準備中だと国土交通省のページにありました。そこで、いちばん人が足りない配送のトラック運転者として、日本の運転免許を持つ国内在住の人を採用しました。

――1人目の申請では、何に困りましたか。

書類そのものより、順番です。自動車運送業の協議会への加入は、確認に1か月程度かかると知らず、申請の予定を1か月ずらしました。市区町村への協力確認書も、出した日付を控えておらず、申請書の欄を埋めるのに役所へ電話しました。健康診断も、国内での変更なら1年以内のものを使えると知らず、受け直しの予約を入れかけました。事務長として、正直恥ずかしかったです。

――追加資料は、どう対応しましたか。

通知に書かれた期限と出し方を最初に確かめ、私と社長と登録支援機関で担当を分けました。賃金規定と、同じ仕事をする日本人運転手の賃金表を出し直しました。分担を決めたので、10日で出せました。2人目のときは、同じ資料を最初から報酬の説明書に添えました。

――チェックリストは、どう作りましたか。

提出書類一覧表の項目をそのまま並べて、申請日から逆算した「いつまでに」と、用意する「誰が」の欄を足しました。全部で42項目です。一覧表は毎回、最新版を落とし直します。この10月だけで2回改定されていて、驚きました。

――42項目のうち、いちばん効いたのはどれですか。

書類どうしの照合です。1人目のときは、雇用条件書と報酬の説明書で手当の名前が違っていました。金額は合っていても、名前が違うと説明が要ります。今は申請の1週間前に、賃金・勤務地・業務内容の3つだけを、全部の書類で横に並べて見ます。30分で終わる作業ですが、食い違いが見つかったことが一度ありました。

――これから申請する会社に伝えたいことは。

不備は、書き間違いより「済ませていない手続き」から生まれます。うちは登録支援機関の担当者にも同じ表を渡しています。誰が何をいつまでに出すかが1枚で分かると、私が休みの日でも準備が止まりません。